Avis de confidentialité intégral

1. Identité et domicile du responsable

Common Ground Agencia Migratoria, S. de R.L. de C.V. (ci-après, le « Responsable » ou « Common Ground »), société commerciale légalement constituée conformément aux lois des États-Unis du Mexique, immatriculée au Registre fédéral des contribuables (RFC) sous le numéro CGA260212LNA et domiciliée Avenida Francisco Sosa número 137, Colonia Del Carmen, Alcaldía Coyoacán, Código Postal 04100, Ciudad de México, est responsable du traitement des données personnelles qu’elle collecte.

2. Données personnelles collectées

Aux fins de la prestation de services professionnels en matière migratoire et de services complémentaires, le Responsable pourra collecter, entre autres, les données personnelles suivantes :

1. Données d’identification et de contact
2. Données professionnelles et relatives à l’emploi
3. Données fiscales
4. Données migratoires
5. Données relatives à la formation
6. Données patrimoniales
7. Données de personnes liées (personnes à charge, bénéficiaires, collaborateurs)

De même, pour certains services, des données personnelles sensibles au sens de l’article 3, fraction VI, de la LFPDPPP pourront être collectées et traitées, notamment, sans que cette liste soit limitative, des données relatives à l’état de santé présent ou futur de la personne concernée, aux antécédents judiciaires, ainsi que des informations relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses, philosophiques ou morales, aux opinions politiques, à l’identité de genre ou à l’orientation sexuelle, lorsque cela s’avère strictement nécessaire à la prestation de services professionnels de nature juridique, y compris la constitution de dossiers pour des démarches migratoires, de naturalisation, de refuge, d’asile ou pour des raisons humanitaires, auprès des autorités compétentes.

Le traitement des données personnelles sensibles ne sera effectué que lorsqu’il s’avère strictement nécessaire à la prestation des services et nécessitera le consentement exprès et écrit de la personne concernée, conformément à la législation applicable.

2.1 Données collectées par l’intermédiaire du site web

Lorsque la personne concernée interagit avec le site commonground.mx, le Responsable pourra en outre collecter des données de navigation telles que l’adresse IP, le type et la version du navigateur, les pages consultées, ainsi que la date et l’heure d’accès. Ces données sont traitées conformément aux dispositions de la Politique de cookies.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles seront traitées pour les finalités principales suivantes, nécessaires à la relation juridique :

1. Prestation de services professionnels en matière migratoire et de services complémentaires
2. Constitution, gestion et suivi des dossiers
3. Respect des obligations légales et contractuelles
4. Réponse aux demandes des autorités
5. Communication avec la personne concernée
6. Facturation et respect des obligations fiscales

En outre, les données pourront être utilisées pour les finalités secondaires suivantes :

1. Amélioration des processus internes
2. Statistiques internes
3. Contrôle de la qualité
4. Envoi d’informations pertinentes relatives aux services

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées pour les finalités secondaires, vous pourrez le faire savoir conformément au point 6 du présent Avis.

4. Transferts de données personnelles

Les données personnelles pourront être transférées, dans les cas permis par la législation applicable et, le cas échéant, avec le consentement correspondant de la personne concernée, aux destinataires suivants :

1. Autorités migratoires, administratives ou judiciaires compétentes
2. Organismes gouvernementaux
3. Établissements financiers aux fins de facturation ou de paiement

Tous les transferts seront effectués conformément à la législation applicable et dans le respect de mesures de confidentialité raisonnables.

De même, le Responsable pourra communiquer des données personnelles à des tiers agissant en qualité de sous-traitants, y compris des prestataires externes fournissant des services nécessaires à l’exécution des services souscrits (tels que des services comptables, fiscaux, d’assurance, de traduction, de soft landing ou d’autres services de nature similaire), avec lesquels le Responsable a préalablement conclu un contrat conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, comportant des obligations de confidentialité, et qui traiteront les données personnelles exclusivement selon les instructions du Responsable et dans le respect des mesures de sécurité et de confidentialité exigées par la législation applicable.

4 bis. Utilisation d’outils technologiques et d’intelligence artificielle

Pour la prestation des services professionnels et le contrôle de la qualité des dossiers migratoires, le Responsable utilise des outils technologiques pouvant comprendre, entre autres, des plateformes numériques, des systèmes informatiques et des outils d’assistance fondés sur l’intelligence artificielle (ci-après, les « Outils d’IA »), tels que des modèles de langage fournis par Anthropic, OpenAI ou d’autres fournisseurs technologiques comparables.

Lorsque des Outils d’IA sont utilisés, le Responsable adopte des mesures raisonnables afin que ce traitement soit effectué conformément à la législation applicable, notamment :

1. limiter les informations communiquées à ce qui est strictement nécessaire à la finalité de l’analyse ou de la vérification ;
2. sélectionner des fournisseurs disposant de politiques de confidentialité et de mesures de sécurité raisonnables, y compris, lorsqu’elles sont disponibles, des configurations excluant les données de l’entraînement des modèles ;
3. traiter ces fournisseurs comme des sous-traitants, soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et d’utilisation limitée.

La personne concernée reconnaît et accepte que l’utilisation d’Outils d’IA peut impliquer le traitement de données personnelles par des fournisseurs situés hors des États-Unis du Mexique, ce qui constitue un transfert international au sens de l’article 36 de la LFPDPPP. Les Outils d’IA sont utilisés exclusivement en appui du jugement professionnel des avocats de Common Ground ; ils ne remplacent pas l’analyse juridique et ne produisent aucune décision automatisée contraignante à l’égard du client.

5. Mesures de sécurité

Le Responsable a mis en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les données personnelles contre tout dommage, perte, altération, destruction ou utilisation, accès ou traitement non autorisé.

6. Droits ARCO et révocation du consentement

La personne concernée pourra exercer à tout moment ses droits d’accès, de rectification, d’annulation ou d’opposition (ARCO), ainsi que révoquer son consentement au traitement de ses données personnelles, au moyen d’une demande adressée à l’adresse électronique suivante :

Le Responsable répondra à la demande dans un délai maximal de 20 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande, conformément à l’article 32 de la LFPDPPP. La demande devra contenir :

1. Nom complet et domicile de la personne concernée
2. Documents justifiant de son identité
3. Description claire et précise du droit qu’elle souhaite exercer
4. Autres exigences prévues par la législation applicable

7. Utilisation de moyens électroniques

La personne concernée reconnaît et accepte que le traitement, la conservation et la communication des données personnelles puissent être effectués par des moyens électroniques et numériques, conformément aux processus de Common Ground, au sens de l’article 89 du Code de commerce (Código de Comercio).

8. Modifications de l’avis de confidentialité

Le Responsable se réserve le droit d’apporter des modifications ou des mises à jour au présent Avis de confidentialité. Les modifications seront publiées sur le site web commonground.mx et, le cas échéant, notifiées à l’adresse électronique fournie par la personne concernée, au moins 10 jours calendaires avant leur entrée en vigueur.

9. Consentement

La personne concernée déclare avoir lu, compris et accepté le présent Avis de confidentialité et consent au traitement de ses données personnelles et de ses données sensibles conformément aux présentes dispositions. Le consentement pourra être recueilli par des moyens physiques ou électroniques, y compris par signature électronique ou acceptation expresse par voie numérique.